如何管理好辦公室印章

印章是行政機關在單位行政中行使行政權力的主要憑證。一旦蓋章,相關文件和資料將具有法律效力,因此應高度重視印章的管理,防止印章濫用職權。在長期的印章管理中,要總結工作經驗,完善印章管理的手段和措施,完善印章管理制度,提高法律風險防控意識,確保我們的合法權益不受侵犯。本文主要分析了機關印章管理中存在的問題,并探討了印章管理的改進措施。

一、辦公室印章管理存在的問題

(一)負責該章的人員組成復雜。一般在辦公管理過程中會指定專門的印章管理員,但印章管理員的構成比較復雜。比如有的任命辦公室主任管理印章,有的任命文秘人員管理印章。在這種情況下,很容易造成印章管理混亂。

(二)思想認識不到位。如果不能形成對印章管理重要性的思想認識,很容易導致行政管理的缺失和混亂。比如很多人認為蓋章只是一種形式,有沒有印章無所謂,只要領導授權就行。很多人認為管理關系比蓋章更實際,導致很多行政工作中的印章管理流于形式,失去了自身的意義和價值。

(三)印章使用不規范。如果行政管理機制發生變化,大多數情況下需要有新的印章,并及時銷毀舊印章。但很多部門未能及時銷毀舊印章,甚至有的部門新舊印章混用,造成印章使用混亂。再比如,很多部門人員在緊急情況下蓋章白紙,嚴重損害行政利益。

(四)印章未嚴格保管的。無效印章應及時回收,以防止嚴重的法律糾紛。但很多部門對印章管理不嚴,隨意放置。為辦公管理埋下了安全隱患。

二、加強辦公室印章管理的主要措施

(一)嚴格印章的頒發、啟用和廢止。一、新設單位印章由新單位根據需要提交,經上級印章歸口管理部門辦公室批準后,送指定制造點刻制,并予以登記,保留印章樣式,發文使用。二、單位名稱變更或印章磨損,需要刻制新印章的,單位應提出書面申請,經上級印章歸口管理部門辦公室批準后,送指定承載點刻制。新印章刻制交付時,應交回原印章,由上級印章歸口管理部門辦公室注銷登記,并出具啟用新印章的文件。第三,印章未經正式開啟不得使用。

(二)建立印章專用保管和安全保管制度。印章保管是辦公室印章管理中最重要的環節,因此應選擇責任心強的管理者來管理印章。其次,印章的保管最重要的是保證印章的安全,保管地點要上鎖,不能帶出辦公室使用。如果有特殊情況需要將印章帶出辦公室,印章管理員必須確保印章始終隨身攜帶,以防止印章丟失或濫用。要保證上述措施的有效實施,必須建立印章的專門保管和安全保管制度,落實印章管理責任,促進印章的嚴格規范管理。

(三)建立印章專項登記審批制度。一是在日常行政工作過程中,需要填寫印章使用申請表,同時做好印章使用登記,便于歸檔和查閱。二是組織機構代碼證、營業執照復印件往往需要蓋章。在這種情況下,有必要在副本上注明用途和日期,然后才能使用。第三,如果需要給文件蓋章,需要對文件格式有具體要求。文件格式一般以公文為準。如果文件格式不符合要求,應及時退回修改后才能蓋章。第四,印章管理人員需要嚴格遵守印章管理的特殊原則,學會在具體工作過程中區分不同的工作情況,并將特殊原則作為印章使用的控制程序。第五,在日常印章管理中,要熟悉相關部門的業務,準確判斷申請蓋章的文件是否符合打印條件。不符合打印要求的申請不能用于個人利益,應予以退回。特別是在白紙上蓋章的現象,印章管理人員要嚴格規范自己的工作行為,拒絕此類違法要求。

(四)強化印章管理的法律意識。在機關行政管理中,印章的管理直接關系到法律法規、風險防控和單位的社會形象。因此,印章必須以單位名義用于公務活動,在印章管理過程中,要加強管理人員的法律意識和風險意識,降低印章使用風險。

三.結束語

綜上所述,在辦公管理中,蓋章是一種法律保障,否則所有文件都會丟失

去法律效力,所以印章的有效性和安全性需要得到印章管理人員的高度重視,制定規范的印章專用管理流程,建立印章專人管理和安全存放制度和印章專用登記、審核審批制度,強化印章管理的法律意識,提高單位、機關、部門的抗風險能力,保證自身的合法權益不受侵犯。